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Gestion des documents

Vous allez être amené à manipuler différent document sur la plateforme. Cet article liste les chacun de documents et vous expliquer ou et comment les contribuer pour que tout fonctionne correctement.

Liste des documents:

Nom du document Objet associé Nature du document
Ce nom sera utilisé pour la nomenclature L'objet sur lequel le document sera attaché en pièce jointe Document à usage global ou personnel
Brochure-[Nom opération]-[FR] Operation Générique
Brochure-[Nom opération]-[NL] Operation Générique
Contrat de réservation-[Nom operation]-[FR] Operation Générique
Contrat de réservation-[Nom operation]-[NL] Operation Générique
Lot_plan_[numéro de lot] N/A Générique
Offre-[N°Lot]-[Nom client] Deal Personnel
Offre-signee-[N°Lot]-[Nom client] Deal Personnel
Projet_compromis-[N°Lot]-[Nom client] Opération Personnel
Annexes_compromis-[N°Lot]-[Nom du document] Deal Personnel
Autres_annexes-[N°Lot]-[Nom du document] Deal Personnel
Compromis_signe-[N°Lot]-[Nom client] Deal Personnel
Projet_acte-[N°Lot]-[Nom client] Deal Personnel
Attestation_architecte-[N°Lot]-[Nom client]-[xx%] Deal Personnel
Appel de fonds-[N°Lot]-[Nom client]-[xx%] Deal Personnel
Decompte_pour_acte-[N°Lot]-[Nom client] Deal Personnel

Spécification de contribution par document:

Brochure

Les brochures de programme seront contribué en pièce jointe au niveau de l'opération. La traduction est gérée au niveau de la nomenclature du document. Il faut donc, pour avoir les documents dans les 2 langues, contribuer les documents sous la forme suivante:

  • Pour le FR: Brochure-[Nom opération]-[FR]
  • Pour le NL: Brochure-[Nom opération]-[NL]

Pour la contribution, se rendre sur l'objet opération souhaité:

Puis, sur la colonne de droite, dans les associations, rechercher la section pièce-jointe. Vous pouvez ensuite ajouter le document à partir d'ici:

Contrat de réservation

Les brochures de programme seront contribué en pièce jointe au niveau de l'opération. Le contrat de réservation est à destination des agences - nous avons donc prévu de le rendre disponible dans les 2 langues sur leurs espaces afin qu'ils puissent s'adapter à la langue de leur client. Donc pour proposer les 2 langues de contrat de réservation, il faudra bien intégrer les documents avec la nomenclature ci-dessous

  • Contrat de réservation-[Nom operation]-[FR]
  • Contrat de réservation-[Nom operation]-[NL]

Pour la contribution, se rendre sur l'objet opération souhaité:

Puis, sur la colonne de droite, dans les associations, rechercher la section pièce-jointe. Vous pouvez ensuite ajouter le document à partir d'ici:

Plan de lot

Pour facilité le contribution des plans de lot et gérer également la problématique de mise à jour des plans (qui nécessite donc de tous les recharger sur la plateforme), nous avons mis en place un processus spécifique permettant de contribuer en une seule fois tous les lots d'une opération.

Pour cela, il faut se rendre dans le filemanager hubspot. Le chemin d'accès est le suivant: Depuis la navigation principale: Marketing > Fichiers et modèles > Fichier.

Vous pouvez aussi y accéder directement via ce lien.

Vous arrivez dans le gestionnaire de document hubspot:

Ensuite, cliquer sur le dossier Operations. Vous vous retrouvez dans le dossier dans lequel nous allons gérer tous les plans de lots, par opération. A partir de la, il faudra que tous les plans de lots soient sous la nomenclature suivante (à préparer avant l'import dans hubspot sur votre ordinateur):

Lot_plan_[numéro de lot].
Exemple concret: Lot_plan_A01

Une fois que tous vos plans sont ok vous pourrez passer à l'étape suivante:

Vous pouvez maintenant réaliser un simple glissé/déposé dans le dossier d'opération (bien vérifier qu'il s'agit de la bonne opération):

Les plans seront chargés sur l'opération et le lien se fera ensuite automatique via la nomenclature utilisée. Les plans de lots sont accessibles sur les pages opérations.

Documents liés au deal

Les documents liés au deal sont les suivants:

  • Offre-[N°Lot]-[Nom client]
  • Offre-signee-[N°Lot]-[Nom client]
  • Projet_compromis-[N°Lot]-[Nom client]
  • Annexes_compromis-[N°Lot]-[Nom du document]
  • Autres_annexes-[N°Lot]-[Nom du document]
  • Compromis_signe-[N°Lot]-[Nom client]
  • Projet_acte-[N°Lot]-[Nom client]
  • Attestation_architecte-[N°Lot]-[Nom client]-[xx%]
  • Appel de fonds-[N°Lot]-[Nom client]-[xx%]
  • Decompte_pour_acte-[N°Lot]-[Nom client]

Tous ces documents se contribue au fil de l'évolution du parcours client et leur utilisation est spécifiée dans les tâches affectées à chaque responsable d'étape (Commercial / ADV / RRC).

Pour contribuer un document, le fonctionnement est toujours le même:

  1. Renommer le document pour qu'il ait la bonne nomenclature
  2. Contribuer le document dans la pièce jointe du deal

Pour la contribution, se rendre sur l'objet deal souhaité:

Puis, sur la colonne de droite, dans les associations, rechercher la section pièce-jointe. Vous pouvez ensuite ajouter le document à partir d'ici: